2018年7月末、ヒューマンバリューの半蔵門のオフィスは、フロアを移転しました。移転するに伴い、これまで私たちが大切にしてきたことが新しいオフィスでも大切にされ、働く人々の想いが反映された場を実現したいという願いから、オフィス設計のプロである株式会社ツクルバの方々と共に、社内外の多くの人の意見を取り入れながら新しいオフィスをつくる「未来オフィス共創プロジェクト」をスタートしました。
新しいオフィスに移転し、1ヵ月ほど経過し、皆で描いた「こんなコミュニケーションが生まれたらいいな、日々こんなふうに過ごせたらいいな」というイメージが実現されているのを感じています。私たちがどのようなプロセスを歩み、どのような想いを込めてオフィスをつくっていったのか、場づくりやオフィスづくりの参考になればと思い、プロセスの概要を紹介させていただきます。

多くのオフィスデザインは設計図から検討がスタートするそうです。しかし、今回私たちは、日頃クライアントと共に行っている未来を共創するプロセスを参考に、オフィスのデザインをスタートしました。

オフィスは、目に見えるものであり、それぞれ「こんな場所で、こんなふうに働きたい」というイメージをなんとなく持っているものの、それを言語化しようと思うとなかなか難しいものです。そこで皆が持っているイメージをビジュアルに落とし、言語化するプロセスが必要だと考えました。また、ビジュアル化し、言語化したものを皆で共有した上で、設計図のプロトタイプを作成し、実物を確認しながら設計の詳細を詰めていくプロセスを歩んでいきました。

本プロセスでは、できるだけ多くのメンバーが集まれるタイミングでミーティングを開催し、これからオフィスの設計をお願いするツクルバの方々にも、ビジョンの作成やダイアログに参加していただきました。また、部分的に参加するメンバーも話しやすいように、常に進捗を共有したり、ミーティングに参加できない人には、意見を表明できる機会を別途設けたりして、多くの意見を集約しながら本プロジェクトを進めていきました。

さらに、チームに別れて、空間ごとにどのような空間にしたいのかについて検討を深め、共有を行いました。

ヒューマンバリュー主導で共有ビジョンを行った後、次の検討ではツクルバさん主導のもと、ゾーニングプランを作成しました。真っ白な図面の上に、「こんな場所にこんなスペースがあったらいいな」「こんな場所で、こんなふるまいが行われていたらいいな」「このスペースはこのくらいの大きさが必要だな」といったイメージや、部屋の位置関係について、一人ひとりのイメージを形にしていきます。

用意したのは、自分たちのアイデアを書き込む「新しいフロアの白図」。そして、部屋の大きさのイメージ確認用にこれまで過ごしていたオフィスの「現状図」と、ツクルバさんが準備をしてくださった、全66種の「ふるまいスケッチ集」です。

事前に実現したい状態を皆で共有していたこともあり、お互いのイメージは大きくズレていないことがわかりました。私たちの実現したい状態が、皆の中で少しずつリアリティを持って、場のイメージに落とし込まれているのを感じました。そのリアリティの中には、今こんなことに困っていて、こういうことが解決できるといいなといった想いや、こんなふうに解決できるかもしれないといったアイデアも含まれており、今回のオフィスづくりのヒントがたくさん詰まった対話をすることができました。

ワールド・カフェの対話の中では、それぞれが、オフィスにおいて重要だと思っている視点が異なり、なぜその案がいいかといった理由をもっていることがわかりました。たとえば、ある人は会議室を大きくしたり小さくしたり自由にできることが重要だと考えてあるプランを選んでいますが、別の人は受付から入ったときに外の光が入っているので、明るい印象になるのではないかと考え、別の案を選んでいます。そうした背景を共有することで、1つの案の中で両方を実現できないだろうかとアイデアをつなぎながら、少しずつ方向性が現れてきたように感じられたことが印象的でした。

これまでの検討を通じて、様々な人の意見、想い、イメージを集めたことで、それを元にワクワクするような設計図の大枠を決めることができました。しかし、課題になったのは、実現したいことと、費用面との折り合いでした。ツクルバさんからも、すべてを実現しようとすると、見積もっていた倍の費用になるとご意見をいただき、本当にそれが実現できるのか不安が残っていました。

たとえば、一番費用がかさむところとしてツクルバさんに指摘いただいたところは、メンバーの検討の中で最も重要だと考えていたポイントである、会議室の間仕切りでした。皆で生み出した実現したい状態は、３つの会議室がつながるだけではなく、フリースペースと面している壁面も可動し、多くの方にお越しいただいた場合に、皆さんがスライドを見えやすい場をつくることでした。その点について、ツクルバさんも頭を悩ませ、予算内で収まる代替品のアイデアなどを出していただきました。しかし、その代替アイデアが本当に現実的なのかを考える必要がありました。そこで、ショールームを訪ね、遮音性、利便性、色など実物を見て確認する機会を作ることにしました。結果的には、その代替アイデアを採用する難しさを確認することができ、その他の方法を検討をするという意思決定を行うことができました。

また、オフィスに置く椅子、机、収納家具などについても、入社して間もない人、普段オフィスに長時間いる人、会議室を利用する機会が多い人など、多様な立場の人が集って複数のショールームを訪問し、座り心地、可動性、高さなど、実物を確認した上で皆で決めていくことができました。

その他にも、入り口の受付台の上で点灯する社名のロゴについては、実物大のものを印刷して、掲げながら大きさを確認したり、間仕切りのガラスに貼るフィルムについても、実際に貼付するタイミングで現場に出向き、高さを確認しながら貼る位置を決定をしました。

そうした、実物を確認しながら検討を進めるプロセスの中で、細かい修正、変更を１つひとつ積み重ねながら、皆で新しいオフィスを作り上げていきました。

たくさんの話し合いを重ねてきたことで、たくさんのストーリーやこだわりが詰まったオフィスを作ることができました。ここにすべてを書ききることはできませんが、そのうちの一部を下記に紹介させていただきます。

中央のドリンクコーナー

社内外かかわらずそこに集う人々のコミュニケーションが促進される場を目指して、中央にカウンター付きのドリンクコーナーを設置しました。特にワークショップの休憩時間やランチタイムには人が集まり、自由なコミュニケーションが生まれている様子が感じられます。

執務室内のチャットボード

現実的にオフィスを考えていくと、その過程ではだんだん遊び心がなくなっていってしまうものです。そうしたちょっとした遊びのエネルギーをどこかに残したいという思いから、カラフルなチャットボードを執務室の中に設置しました。自由に描けるチャットボードを使いながら、コミュニケーションの活性化に役立てたいと考えています。

会議室につくった収納スペース

これまで用途に合わせて様々な形で場をつくることも多く、１つのワークショップを開催するために、椅子や机、資材の出し入れで多くの労力が割かれていました。そこで、少しでもそうした負担が軽くなるよう、各会議室に収納スペースのための目隠しの壁を設置し、椅子や机、必要な資材はその壁の後ろに片付けるようにしました。壁が半オープンになっていることで、出し入れも容易であり、圧迫感もなく、資材の出し入れも容易にできるようになりました。

全体のプロセスを通して、皆で多くの話し合いを踏まえて場の設計を行ったことによって、居心地の良いオフィスをつくるということだけではなく、私たちがこれまでどんなことを大切にして仕事をしてきたのか、自分たちはこれからどのような価値を生み出したいのかといったことを、あらためて言語化し、皆で共有する機会になりました。また、対話のプロセスの中にツクルバの皆さんにも入って、率直に意見を共有いただいたことが、私たちにとって、とても良い刺激になりました。

「ヒューマンバリューさんのイメージは“巻き込まれる”感じ。どちらがホストかわからなくなる。面白くて心地いい」。その様に表現していただき、自分たちでは当たり前だと思っていたことが、外部の方からみたら面白かったり、強みだったりすることに気付かせていただき、自分たちが大切にしていることについての理解も深めることができました。

新しいオフィスにいらっしゃった方にも、「居心地がいい」「ここで仕事したい」というようなお声をいただき嬉しく思っています。これからまた、たくさんの方にお越しいただき、どのようなストーリーがこの「場」から生まれてくるのか、とても楽しみです。オフィスは2018年7月末にオープンしましたが、皆さんがまた行きたくなるオフィスであるよう、これからも「場」をつくり続けていきたいと思います。

最後に、このプロジェクトにおける、多くの無理難題や細かい要望に対しても、「それを形にするのがデザイナーの仕事です」と心強く私たちに寄り添い、共に頭を悩ませ、アイデアやビジョンを形にしてくださった株式会社ツクルバの皆さまに心より感謝申し上げます。